25
Martie
2014

Verificaţi sănătatea echipei

Instrument de coaching managerial

Verificaţi sănătatea echipei

„Ne-am îndeplinit targeturile, treaba pare să meargă bine, dar mi-aş dori să am mai puţin de luptat cu subalternii mei” îmi spunea recent Bogdan, managerul obosit, stresat şi aproape resemnat al unei mari companii de retail.

Vă sună cunoscut? V-aţi dori şi dvs. să se reducă numărul de conflicte per săptămână de lucru şi fiecare membru al echipei să-şi vadă pur şi simplu de treaba sa? V-aţi dori ca atmosfera de lucru să fie mai plăcută şi luptele să fie duse mai degrabă cu competitorii, decât cu oamenii dvs.?

Înseamnă că aveţi mare nevoie de o evaluare a stării de sănătate a echipei pe care o conduceţi.

Este lucrul în echipă opţiunea ideală?

Echipa este grupul de angajaţi care lucrează în mod interdependent pentru atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale. Cuvântul-cheie al acestei definiţii este interdependenţă, care indică faptul că fiecare persoană depinde de implicarea şi eficienţa celorlaltor membrii ai echipei.

În echipele funcţionale, se manifestă sinergia pozitivă, care face ca rezultatele să fie mai mult decât suma eforturilor individuale.

Exact inversul se observă în cele disfuncţionale: rezultatele sunt sub aşteptări şi parcă ar fi mai bine ca echipa să se destrame şi să se revină la lucrul independent, decât să se continue propagarea şi amplificarea eşecurilor individuale.

Avantajele muncii în echipă, din punctul de vedere al managerului, sunt:

  • este nevoie de o implicare managerială mai redusă, o parte din activitatea de control şi implementare fiind preluată de ceilalţi membrii ai echipei;
  • cresc autonomia, responsabilizarea şi flexibilitatea, fiind potenţate soluţiile inovatoare şi centrate pe client;
  • presiunea colegilor pentru a realiza obiectivele echipei reprezintă un motivator puternic, ce poate spori semnificativ productivitatea;
  • învăţarea se face în grup şi experienţa se transferă rapid şi fără costuri suplimentare;
  • se produce mai uşor alinierea obiectivelor individuale cu cele organizaţionale.

Există însă şi dezavantaje ale lucrului în echipă:

  • se creează terenul pentru confruntări şi conflicte între angajaţi;
  • responsabilitatea se diluează, în special dacă rolurile în cadrul echipei nu sunt bine definite;
  • pot apare „agende ascunse” (obiective individuale opuse celor organizaţionale) care pot conduce la confruntări;
  • comunicarea managerială se face prin şedinţe ce pot fi mari consumatoare de timp, dacă nu sunt bine conduse şi organizate;
  • apariţia de grupuri de interese în cadrul echipei face dificilă intervenţia managerului/supervizorului.

Decizia de a promova sau nu munca în echipă este o decizie strategică, pe care o poate lua doar managerul/supervizorul. Un rol esenţial îl are departamentul HR, care prin selecţia de personal poate asigura diversitatea necesară a abilităţilor şi trăsăturilor de personalitate ale angajaţilor. 

 

Cele 5 semne ale unei echipe funcţionale

Pentru a şti în orice moment care este starea de sănătate a echipei pe care o conduceţi, este suficient să urmăriţi cel 5 elemente definitorii prezentate de Jon Katzenbach în cartea The Wisdom of Teams.

Făcând click aici, puteţi descărca instrumentul de auto-evaluare ce vă permite ca în 10-15 minute să aveţi o idee clară despre funcţionalitatea şi punctele forte ale echipei dvs.

1. Implicarea în îndeplinirea unei misiuni şi atingerea unor obiective de performanţă comune

Între scopul echipei şi obiectivele sale de performanţă există o relaţie de simbioză. Targeturile permit echipei să îşi auto-evalueze şi auto-regleze evoluţia, precum şi să îşi asume responsabilitatea pentru rezultate. Aspiraţiile pe termen lung, la care se referă la misiunea echipei, îi conferă orientare, capacitate de automotivare şi de depăşire a dificultăţilor.

 

2. Încrederea reciprocă

Niciun grup nu devine echipă înainte ca fiecare membru al său să capete încredere în calităţile şi eficienţa celorlalţi. Doar în acest fel pot fi satisfăcute nevoile de apartenenţă, acceptare şi confort pe care fiecare le are şi se creează condiţiile pentru alinierea acţiunilor individuale menite să asigure satisfacerea nevoii de afirmare. Din punct de vedere managerial, acest lucru implică existenţa unor definiri clare ale rolului fiecărei persoane, precum şi a unor obiective de performanţă individuale. De asemenea, crearea de situaţii în care fiecare membru al echipei să dea măsura capacităţii personale. Activităţile de team-building oferă această oportunitate, dar trebuie dublate de activităţi specifice, realizate în mediul de lucru.

 

3. Abordarea interdependentă a activităţii

În cadrul echipei trebuie să fie foarte clară contribuţia fiecărei persoane la activitatea comună. Managerul trebuie să supravegheze împărţirea iniţială a sarcinilor, planificarea activităţilor, comunicarea dintre membrii şi modul în care vor fi luate deciziile la nivelul echipei. În paralel, trebuie să identifice abilităţile şi cunoştinţele suplimentare ce trebuie dezvoltate, precum şi să vegheze la aplicarea celor convenite de către echipă. Observaţiile legate de eventuale disfuncţionalităţi vor fi făcute în faţa întregii echipe, provocând membrii acesteia să-şi găsească propriile soluţii.

 

4. Complementaritatea abilităţilor

Funcţionalitatea echipei depinde în mare măsură de faptul că abilităţile membrilor săi se completează reciproc. Aceste abilităţi fac parte din trei categorii:

  • expertiză tehnică sau profesională,
  • capacitatea de rezolvare a problemelor şi de luare a deciziilor,
  • capacităţi de comunicare şi relaţionare interpersonală.

Toate aceste abilităţi trebuie să fie prezente în cadrul echipei, rolul managerului fiind acela de a alege în mod adecvat membrii acesteia.

 

5. Numărul redus de membri

Studiile organizaţionale au demonstrat că echipele mici sunt cele mai eficiente, cu un optim atins de echipele formate din 6 membrii interdependenţi şi complementari.

Cu cât echipa este mai numeroasă, cu atât creşte probabilitatea apariţiei disfuncţionalităţilor.

În schimb, în echipele mici interacţiunea, comunicarea, luarea deciziilor şi asumarea responsabilităţilor individuale sunt mult mai bune.

Dacă conduceţi grupuri de 15 sau mai mulţi angajaţi, organizaţi-i în mai multe echipe de 5-6 persoane, fiecare cu rol bine definit şi cu targeturi bine precizate. Concentraţi-vă apoi pe armonizarea cooperării dintre echipe, fără a introduce prea multă competiţie între ele. În acest fel, nivelul de complexitate al managementului se reduce şi gradul de stres la care sunteţi supus scade semnificativ.

 

Testul suprem al funcţionalităţii echipei

O ultimă sugestie: faceţi această evaluare înainte de plecarea dvs. în concediu şi apoi la revenirea în cadrul companiei.

Dacă lucrurile merg mai bine în lipsa dvs., înseamnă că aveţi tendinţa de a controla excesiv activitatea echipelor, iar astfel scădeţi potenţialul de sinergie de care vorbeam la început.

Dacă din  contră, la revenire vă aşteaptă o mulţime de conflicte şi situaţii nerezolvate, înseamnă că mai aveţi de muncit la configurarea echipei şi la stabilirea rolurilor din cadrul ei.

Un efort care merită făcut, pentru că sănătatea echipei înseamnă sănătate şi timp disponibil pentru dvs.!